電力工程檔案管理的現(xiàn)狀完善策略

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【摘要】當(dāng)前電力工程建設(shè)發(fā)展迅速，電力工程檔案管理也隨之發(fā)揮著越來越不可忽視的作用。作為一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、內(nèi)容復(fù)雜的工作，電力工程檔案管理工作需要不斷提高管理人員的綜合專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能水平。為了讓電力工程管理工作更加規(guī)范化，本文對電力工程檔案管理工作中的一些問題提出建議，旨在拋磚引玉，共同促進(jìn)電力企業(yè)改革，加快電力工程行業(yè)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】電力工程；檔案管理；策略

1引言

隨著電力體制不斷改革，電力工程檔案信息管理的準(zhǔn)確性和完整性日趨重要。作為工程項(xiàng)目的重要組成部分，電力工程檔案不僅記錄了企業(yè)自建業(yè)以來的工程建設(shè)成果及榮譽(yù)，還記錄了電力工程企業(yè)的發(fā)展歷程，表現(xiàn)出企業(yè)檔案管理水平和企業(yè)施工水平。因此，做好檔案管理工作，是當(dāng)前工程建設(shè)工作中不可忽略的部分，直接影響到電力工程建設(shè)完工質(zhì)量，甚至是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

2電力工程檔案管理現(xiàn)狀

在電力工程檔案管理工作中，既要求檔案管理人員跟上項(xiàng)目施工進(jìn)度，保持步調(diào)一致，及時收集整理各方面信息，又要求其全程參與項(xiàng)目施工過程，做好管理工作統(tǒng)籌和規(guī)劃，從而提高電力工程檔案管理水平，提高電力工程建設(shè)質(zhì)量。然而，隨著社會發(fā)展和電力工程體制不斷改革，企業(yè)對檔案管理工作提出更多要求，當(dāng)前檔案管理工作還存在一些不盡如人意的地方。

2.1檔案管理工作重視度低

傳統(tǒng)電力工程建設(shè)中只注重工程施工相關(guān)工作，把工作中心放在工程成本控制、進(jìn)度及質(zhì)量上，卻忽略電力建設(shè)檔案管理工作，甚至在工程建設(shè)中沒有設(shè)檔案管理部門，造成檔案數(shù)據(jù)信息材料丟失，從而影響工程進(jìn)度[1]。同時，由于企業(yè)管理者缺少相關(guān)檔案管理意識，造成下屬基層人員思想認(rèn)識不高，對檔案管理工作不夠重視。在工作中不僅不配合從事人員進(jìn)行材料交接，甚至對其排斥抵抗，從而影響工程施工進(jìn)度和質(zhì)量。

2.2檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)低

由于電力工程檔案管理部門建設(shè)歷史時間較短，其管理人員有的是從其他部門臨時調(diào)用過來，大多沒有受過專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)，無法將檔案管理工作系統(tǒng)科學(xué)、合理有序地展開。同時，由于沒有專業(yè)固定人員從事此專項(xiàng)工作，檔案管理工作相關(guān)人員在崗位上從事時間短且其綜合素質(zhì)不高，不能有效順利開展工作，甚至出現(xiàn)消極懈怠現(xiàn)象。此外，在檔案管理工作中，鑒于環(huán)境等外在因素，檔案管理人員在工作中缺少檢查核對環(huán)節(jié)，無法驗(yàn)證上報文件材料真實(shí)性，甚至導(dǎo)致檔案信息源丟失。

2.3檔案信息化程度低

在管理工作中，由于上級部門重視度不高，資金不到位等外在因素影響，檔案管理工作數(shù)字化普及率極低。工程材料記錄工作多依賴于紙質(zhì)文檔，從而給檔案查閱、歸檔等工作造成極大不便。而隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，數(shù)字化、智能化管理系統(tǒng)在工作學(xué)習(xí)中逐步普及，如電力企業(yè)無法跟上時展的步伐，進(jìn)行企業(yè)電力工程檔案信息化管理，將會在項(xiàng)目工程工作中形成短板，嚴(yán)重制約項(xiàng)目工程開展。

3電力工程檔案管理工作建議

3.1加強(qiáng)企業(yè)重視程度

企業(yè)高層管理者應(yīng)樹立檔案管理意識，重視檔案開發(fā)管理工作。只有通過自上而下地開展工作，才能讓基層人員明確自身責(zé)任，讓檔案管理規(guī)范制度落到實(shí)處，從而提高檔案管理工作效率。根據(jù)我國對電力工程企業(yè)檔案管理工作相關(guān)法律要求，企業(yè)相關(guān)人員應(yīng)加深有關(guān)法律認(rèn)識，將檔案管理工作融入到企業(yè)管理中，建立健全相關(guān)制度規(guī)范。實(shí)施責(zé)任到人，落實(shí)到崗，專項(xiàng)工程專人負(fù)責(zé)，確保在管理工作中出現(xiàn)問題時，能夠及時找到根源，及時解決，避免出現(xiàn)互相推諉而影響施工效率情況。當(dāng)然，在制度推行中，施工單位高層人員應(yīng)向基層人員灌輸積極思想：問責(zé)制不是為了限制檔案管理人員工作自由度，而是為了提高檔案管理效率并減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，從而減少基層人員排斥心理，促進(jìn)檔案管理制度的有效推行。

3.2提高管理人員素質(zhì)

首先，電力企業(yè)在選擇聘用檔案管理人員時，應(yīng)選擇經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)的專業(yè)人員，能夠運(yùn)用專業(yè)理論進(jìn)行檔案信息篩選歸檔，從而幫助電力企業(yè)單位建立起規(guī)范科學(xué)的檔案管理體系。同時，在正式開展工作前，企業(yè)單位還應(yīng)集合新進(jìn)人員進(jìn)行短期崗前培訓(xùn)，針對本單位具體情況進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，從而讓檔案管理人員能夠結(jié)合實(shí)情開展工作，避免出現(xiàn)一刀切解決問題的情況。其次，在工作管理中，檔案管理部門應(yīng)定期開展培訓(xùn)交流會，總結(jié)當(dāng)前檔案管理工作中存在問題并進(jìn)行有效研討，根據(jù)同期行業(yè)內(nèi)檔案管理變革發(fā)展提出結(jié)合本單位實(shí)情提出解決辦法，并形成規(guī)范文件在部門內(nèi)瀏覽傳達(dá)，從而利于檔案管理工作系統(tǒng)性、延續(xù)性。最后，企業(yè)既可選派優(yōu)秀骨干人員去往其他企業(yè)進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，從而提高本企業(yè)檔案管理人員專業(yè)技能水平，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作。也可請業(yè)內(nèi)專業(yè)人士到企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行指導(dǎo)工作，針對個體情況提出優(yōu)化建議。

3.3信息化管理電力檔案

信息化建設(shè)有利于推動企業(yè)檔案管理工作，促進(jìn)電力工程有序化發(fā)展。因此，在電力工程建設(shè)中，必須要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)電力工程檔案資料管理工作開展。一方面，在檔案管理中，企業(yè)應(yīng)建立文檔一體化管理系統(tǒng)，將在工程建設(shè)過程中積累整理的資料以電子文檔的形式進(jìn)行備份記錄，同時附上檔案保存、鑒定、利用和歸檔信息以保證檔案資料完整性。此外電力企業(yè)檔案管理應(yīng)實(shí)時監(jiān)管電子文件信息，確保檔案資料信息真實(shí)性和有效性。另一方面，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)安全性，做好保密工作。由于電力工程檔案資料涉及到相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密，因此在管理工作中，電力企業(yè)單位應(yīng)建立起檔案數(shù)據(jù)一體化管理，將文字圖片信息和視頻等內(nèi)容都錄入數(shù)據(jù)庫中。在此基礎(chǔ)上建立檔案資源目錄，從而方便使用者進(jìn)行信息檢索，且利于保護(hù)檔案資料信息安全，不易造成信息遺失[2]。

3.4三同步管理電力檔案

由于電力工程檔案內(nèi)容復(fù)雜、管理量大且加上電力工程完工時間具有不確定性，造成檔案管理工作難以開展。因此，在電力工程檔案管理工作中，應(yīng)采取三同步的工作方式以保證檔案管理工作科學(xué)性、完整性和準(zhǔn)確性。三同步工作法要求檔案資料管理工作的開展進(jìn)度要和電力工程建設(shè)施工進(jìn)度保持一致，同時檔案管理工作要實(shí)時跟進(jìn)電力工程企業(yè)竣工資料的收集、整理、積累和審核等工作，最后檔案管理人員要確保檔案資料的驗(yàn)收工作要和電力工程完工驗(yàn)收工作同時進(jìn)行。

3.5實(shí)行二交底、三控制

在工程立項(xiàng)后，檔案管理人員應(yīng)做好工程前期和竣工驗(yàn)收材料收集、整理、歸檔等文件工作，對項(xiàng)目管理部門進(jìn)行交底工作，做好前端控制；在工程項(xiàng)目開工前，檔案管理人員應(yīng)實(shí)時收集整理工程項(xiàng)目設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行檔案交底，確保各單位能及時分解檔案工作任務(wù)目標(biāo)，根據(jù)規(guī)程規(guī)范文件，做好技術(shù)材料形成、積累工程，同時確保材料質(zhì)量。此外，文件材料要與工程項(xiàng)目同時計劃，同時布置，同時核查，保證文件資料真實(shí)可靠性，從而做好工程中期控制。在整個檔案管理過程中，管理人員一定要全程參與，加強(qiáng)現(xiàn)場檢查指導(dǎo)力度，實(shí)現(xiàn)終端控制。

4結(jié)語

電力工程檔案真實(shí)完整地記錄了電力企業(yè)工程建設(shè)過程、實(shí)體情況和建設(shè)質(zhì)量，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益并反映企業(yè)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，同時也是工程項(xiàng)目投產(chǎn)后進(jìn)行運(yùn)行檢修、擴(kuò)建改建工作的重要材料依據(jù)。在電力工程建設(shè)中實(shí)時收集整理檔案資料，精確核查工程文件材料，規(guī)范化管理技術(shù)檔案，保證企業(yè)檔案資料系統(tǒng)性和完整性，有利于為當(dāng)前工程建設(shè)工作開展各項(xiàng)服務(wù)，也有利于為電力企業(yè)工程后續(xù)投產(chǎn)工作做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作。

【參考文獻(xiàn)】

[1]馮雪.探討電力檔案管理工作中存在的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，24(01)：105.

[2]劉霞.淺談電子信息時代電力檔案管理工作的創(chuàng)新策略[J].現(xiàn)代國企研究，2016，8(04)：77.

作者:陳英 趙飛 單位:國網(wǎng)新鄉(xiāng)供電公司